Índice
1. Qué es y cómo entrar
La Cartera TRINISALUD es la herramienta del equipo para cobrar la cartera de la IPS: saber quién debe, cuánto y hace cuánto; enviar los cobros por WhatsApp y correo; registrar los pagos; cruzarlos con los extractos del banco; y medir el recaudo. Todo queda registrado con nombre propio: el sistema anota quién hizo cada cosa y cuándo.
Entrar al sistema
cartera.myrfmedicalcenter.com.2. Selecciona tu usuario en la lista y escribe tu clave personal.
3. Clic en Entrar.
- La sesión dura mientras la pestaña esté abierta. Al cerrar la pestaña, se cierra la sesión.
- Si olvidaste tu clave: usa "¿Olvidaste tu clave?" en la pantalla de entrada, o pídele a la administradora que te la restablezca en Ajustes.
En celular y tablet
- Funciona en la misma dirección. En pantallas pequeñas el menú se abre con el botón ☰ (arriba a la izquierda) y se cierra solo al elegir un módulo.
- Las tablas anchas (facturas, pagos) se deslizan con el dedo hacia los lados.
- Truco: en Chrome del celular, menú ⋮ → "Añadir a pantalla de inicio" → queda un ícono como si fuera una app.
2. Datos compartidos (el semáforo)
Los datos viven en un servidor central: lo que registra una persona lo ven las demás en todos los equipos (computador, iPad, celular). No hay que "guardar" nada a mano — cada cambio se guarda solo unos 3 segundos después de hacerlo.
En la parte baja del menú lateral está el semáforo de conexión:
| Semáforo | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| En línea · datos compartidos | Todo guardado en el servidor. | Nada. Trabajar normal. |
| Guardando en el servidor… | Subiendo el último cambio. | Esperar 2-3 segundos. |
| Sin conexión / reintentando | Se cayó el internet un momento. El cambio quedó en este equipo y se reintenta solo. | Puedes tocar el puntico para reintentar ya. No cierres la pestaña si hay cambios pendientes. |
- Cada 30 segundos la app revisa si otro compañero guardó algo nuevo y se actualiza sola (verás el aviso "🔄 Datos actualizados desde el servidor").
- Si dos personas guardan exactamente al mismo tiempo, gana la primera y a la segunda le sale un aviso pidiéndole repetir su última acción. No se pierde ni se pisa nada — es raro que pase.
3. Conceptos clave
| Término | Qué es |
|---|---|
| Cargue / corte | La foto de la cartera en una fecha (el Excel que se sube desde contabilidad). Cada cargue queda en el histórico. |
| Factura pendiente | Factura con saldo por cobrar. Los cobros solo incluyen facturas pendientes. |
| Mora / edad | Días vencidos de la factura. El sistema clasifica por rangos: al día · 1-30 · 31-60 · 61-90 · 91-180 · 181-360 · 361-720 (jurídico) · +720 (castigo). |
| Estado del cliente | Al día, En mora, Jurídico o Castigo. El sistema lo sugiere por la antigüedad, y se puede fijar a mano en la ficha. |
| Factura EN REVISIÓN | Factura en disputa o aclaración con el cliente. Mientras esté marcada, queda excluida de todos los cobros (WhatsApp, correo, estado de cuenta) hasta que se reactive. |
| Compromiso de pago | Promesa del cliente ("pago el día X tanto"). El sistema lo recuerda y lo marca cumplido solo cuando entra el pago. |
| Conciliar | Cruzar los movimientos del extracto bancario con las facturas de los clientes para aplicar los pagos. |
| FIFO | Regla de aplicación: el pago cubre primero las facturas más antiguas, salvo que se elijan otras a mano. |
4. Dashboard
Es la pantalla de inicio: el estado general de la cartera de un vistazo.
- Tarjetas (KPIs): cartera total, cartera vencida, recaudado y monto en revisión/disputa (clic para ver el detalle).
- Cartera por edades: barra de colores por antigüedad — verde (al día) a rojo oscuro (castigo).
- Top deudores: los clientes con mayor saldo; desde ahí se puede ir directo a gestionarlos.
- Alertas: compromisos de pago de hoy o vencidos, y recordatorio si hace días no se exporta un respaldo.
5. Clientes y ficha de gestión
El módulo Clientes lista los 280+ clientes con su saldo, número de facturas, mora máxima y estado. Se puede buscar por nombre o NIT y filtrar por estado.
El botón Gestionar abre la ficha del cliente — el corazón de la cobranza. Desde ahí se hace todo:
5.1 Datos de contacto
Celular, correo y persona de contacto. Se pueden editar ahí mismo. El WhatsApp valida que el número sea un celular real antes de abrir el chat.
5.2 Enviar un cobro (1 clic)
Correo: botón Correo → abre Gmail con la carta empresarial redactada.
Cada envío queda registrado en la bitácora automáticamente y la vista se actualiza sola.
5.3 Elegir qué facturas cobrar 🎯
Si no quieres cobrar todo sino unas facturas específicas: botón "🎯 Elegir facturas a cobrar" → filtra por fecha de vencimiento (desde/hasta), marca o desmarca casillas, ve el total en vivo, y envía el cobro solo con lo seleccionado.
5.4 Estado de cuenta en PDF
Botón de estado de cuenta → genera el PDF con las facturas pendientes del cliente, listo para adjuntar o imprimir.
5.5 Registrar un abono 💰
2. Escribe el monto, el banco donde consignó, la fecha de consignación y la referencia del comprobante.
3. Adjunta el soporte (foto o PDF del comprobante) — queda guardado en el servidor y cualquiera del equipo puede verlo con 📎 Ver.
4. Si hay algo que aclarar (retención, abono parcial acordado, saldo a favor), escríbelo en la nota aclaratoria.
5. Guardar. El sistema aplica el pago a las facturas más antiguas (FIFO) y actualiza el saldo.
Para cambiar a qué facturas se aplicó un pago: botón ✎ Ajustar facturas junto al abono.
5.6 Compromiso de pago 📅
Cuando el cliente promete pagar: botón 📅 → fecha y monto prometido. El compromiso aparece en las alertas del Dashboard y del Plan cuando llega el día, y se marca cumplido automáticamente cuando se registra el pago de ese cliente.
5.7 Factura en revisión / disputa 🔍
Si una factura está en discusión con el cliente (glosa, aclaración, inconsistencia): botón 🔍 Revisión en la fila de la factura. Queda marcada EN REVISIÓN y no vuelve a salir en ningún cobro hasta que se reactive con ✓ Reactivar. El monto en revisión se ve en el Dashboard.
6. Plan de cobranza (la fila del día)
Este módulo responde la pregunta de cada mañana: "¿a quién cobro hoy?". El sistema arma solo la lista de prioridades combinando monto y antigüedad, con una meta diaria alcanzable.
- Fila del día: los clientes que tocan hoy (meta configurable en Ajustes, por defecto 15). Ordenados de mayor a menor saldo.
- 🔄 Los de turno: una parte de los cupos se reserva para clientes que llevan tiempo sin gestión — así nadie se queda eternamente sin cobrar.
- Desde cada fila puedes enviar el cobro directo (WA / ✉️) o abrir la ficha con Gestionar.
- Al gestionar un cliente queda marcado ✔ Gestionado hoy y avanza la barra "X/15". Al completar la meta: "¡Listo por hoy! 🎉".
- Compromisos: panel con los compromisos de hoy, vencidos y próximos, con botón ✓ Cumplió.
- Juego: cada gestión da puntos (XP), hay niveles (Aprendiz → Leyenda), racha de días seguidos 🔥 y medallas. Es en serio: hace que cobrar todos los días no dé pereza. 😄
7. Cartera por vencer ⏳
Lista las facturas pendientes filtradas por su fecha de vencimiento: Ya vencidas · Esta semana · Próximos 30/60/90 días · Rango personalizado · Todas. Sirve para anticiparse: cobrar antes de que venza, o priorizar lo recién vencido.
- KPIs de total y promedio del filtro elegido.
- Casilla para incluir o no las facturas en revisión.
- Exportable a CSV (Excel).
8. Recaudo 💰
Muestra la plata recuperada: por día, mes o año, y por banco. Cada abono aparece con su cliente, banco, nota y soporte (📎 Ver).
- Meta del mes: barra de avance contra la meta configurada en Ajustes (en $ y %).
- Juego del recaudo: niveles por plata recuperada (Recaudador novato → Leyenda del recaudo), racha de meses cumpliendo meta 🔥 y medallas.
- Eliminar un abono equivocado: solo usuarios con el permiso Eliminar (botón 🗑).
- Exportable a CSV.
9. Conciliación bancaria 🏦
Aquí se cruzan los extractos del banco con la cartera para aplicar los pagos reales. Acepta los 3 bancos de TRINISALUD: Bancolombia, Banco de Bogotá y Banco Falabella.
9.1 Subir el extracto
2. En Conciliación, súbelo. El sistema lee solo los ingresos (ignora gastos, GMF/4×1000 e impuestos).
3. Por cada movimiento intenta identificar el cliente: por NIT (cruza el dígito de verificación en ambos sentidos) o por nombre.
9.2 Conciliar los movimientos
- Cliente identificado: revisa y confirma → el pago se aplica a las facturas más antiguas (FIFO). Si el valor no calza exacto, el sistema avisa (saldo a favor / abono parcial) y puedes dejar una nota aclaratoria — queda en la bitácora.
- Pago "ciego" (transferencia sin NIT ni nombre, ej. Nequi): el sistema sugiere por valor clientes cuya factura, saldo total o combinación de facturas coincide con el monto — aparecen como chips clicables.
- No está en la cartera: el sistema muestra igual el NIT que reportó el banco y avisa que no cruza (puede ser un ingreso que no es de cartera).
- Anti-duplicados: si un movimiento ya fue conciliado antes (mismo valor/fecha/referencia), el sistema lo detecta y no lo deja aplicar dos veces.
9.3 Historial de extractos
Cada extracto cargado queda registrado (fecha, banco, usuario). Con 👁 Ver se reconstruye qué se hizo con cada movimiento: qué se concilió, contra qué facturas, y qué quedó pendiente. También hay un desglose conciliado vs no conciliado con montos, filtros y export.
10. Verificar estado de cuenta 📑
Para cuando el cliente envía su propio soporte: un comprobante de pago, un estado de cuenta, un pantallazo. Sirve para responder "¿este pago ya nos entró?" y aplicarlo si corresponde.
2. El sistema cruza cada pago contra la conciliación: ✓ ya está aplicado · ⚠ no aparece en los extractos.
3. Para aplicar un pago verificado: botón Validar → doble confirmación → eliges las facturas que cubre (o aceptas la sugerencia de las más antiguas) → alimenta la cartera y la bitácora.
11. Gestión / Bitácora 📞
El registro de todo lo que se ha hecho: cobros enviados, abonos, conciliaciones, validaciones, compromisos, notas aclaratorias — cada evento con usuario, fecha y detalle.
- Filtros por cliente, canal y fechas.
- Resumen por usuario: cuántas gestiones hizo cada quien (útil para el seguimiento del equipo).
- Buscador de pagos: corrobora un pago por nombre, monto, fecha o referencia y muestra qué facturas cubrió.
- Exportable a CSV.
12. Reportes / KPIs 📄
Los indicadores para gerencia: estado de la cartera, recaudo, conciliación y actividad de cobranza, con filtro por día, mes o año. Botón de exportar a PDF para presentar o archivar.
13. Cargar cartera ⬆️
Se hace cuando contabilidad genera un nuevo corte de cartera (normalmente cada mes).
.xls) — el export normal del sistema contable; el lector reconoce las columnas por su nombre.2. Módulo Cargar cartera → sube el archivo.
3. El sistema crea un punto de restauración automático antes, guarda el cargue como una nueva foto (el histórico se conserva) y actualiza los saldos de todos los clientes.
- Los datos de contacto no se pierden entre cargues: celulares, correos y notas se conservan por NIT.
- También se puede subir un archivo de contactos (columnas NIT, teléfono, correo, nombre de contacto) para cruzar y completar la información de los clientes.
14. Ajustes, usuarios y respaldos ⚙️
14.1 Configuración general
- Nombre de la empresa y remitente de los correos de cobro.
- Metas: meta de recaudo del mes (en $ y % de recuperación) y meta diaria de gestiones del Plan (por defecto 15).
14.2 Usuarios y permisos (solo administrador)
Cada persona del equipo tiene su propio usuario y clave. Al crear o editar un usuario se le asigna un rol (etiqueta libre, ej. "Gerente", "Coordinador Facturación") y se marcan sus permisos por casillas:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Cargar / actualizar cartera | Subir cortes nuevos y cruces de contactos. |
| Enviar cobros | WhatsApp, correo y selección de facturas a cobrar. |
| Registrar abonos / pagos | Abonos manuales con soporte. |
| Conciliación bancaria | Subir extractos, conciliar y validar estados de cuenta. |
| Eliminar | Borrar abonos, extractos y cargues (delicado — pocas personas). |
| Configuración y respaldos | Entrar a Ajustes. |
| Administrador total | Todo lo anterior + gestionar usuarios + restaurar puntos + desbloqueos. |
Hay presets para ir rápido: Administrador, Gestor de cobranza (cobro+abono+conciliar) y Consulta (solo lectura). Un usuario puede desactivarse sin borrarlo (deja de poder entrar, su historial se conserva).
14.3 Puntos de restauración
El sistema crea copias de seguridad automáticas antes de operaciones delicadas (cargar cartera, restaurar respaldos, limpiezas). Se conservan las últimas 10 en cada equipo. Restaurar un punto = solo administrador. El servidor central guarda además las últimas 15 versiones de los datos.
14.4 Respaldo manual
14.5 Otras herramientas
- 🧹 Limpiar duplicados: detecta pagos repetidos (mismo cliente, valor y fecha), propone conservar el más antiguo y muestra vista previa antes de borrar.
- 🔒 Salir con seguridad (botón verde del menú): crea un punto de restauración, ofrece exportar respaldo y cierra la sesión. Ideal al terminar el día o en equipos compartidos.
15. Reglas de oro del equipo 🏆
- Trabajar SIEMPRE en la web (
cartera.myrfmedicalcenter.com). Es la única fuente oficial compartida. - Cada persona entra con SU usuario. Nunca con el de otro: la bitácora es la trazabilidad del equipo.
- Todo pago con soporte y todo caso raro con nota aclaratoria. El que llegue después debe poder entender qué pasó sin preguntar.
- Factura en discusión → marcarla EN REVISIÓN, no dejarla "de memoria". Así nadie la cobra por error.
- La fila del día se termina. La meta diaria existe para que la cartera se gestione completa y pareja.
- Respaldo semanal a Drive, aunque el servidor guarde todo.
- Eliminar es excepcional. Si algo quedó mal, primero pregunta a la administradora; casi siempre se corrige con ✎ Ajustar en vez de borrar.
- Al terminar el día: 🔒 Salir con seguridad.
16. Problemas frecuentes 🔧
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| "No carga" o se ve raro / un botón no responde | El navegador tiene guardada una versión vieja. | Refrescar forzado: Cmd+Shift+R (Mac) o Ctrl+Shift+R (Windows). En celular: cerrar la pestaña y abrir una nueva. |
| Semáforo rojo | Micro-corte de internet. | Tocar el puntico para reintentar. Se recupera solo; los cambios no se pierden. |
| Aviso "Otro usuario guardó primero" | Dos personas guardaron al mismo tiempo. | La app ya recargó los datos frescos: repite tu última acción y listo. |
| En el celular no funciona | Modo incógnito o pestaña vieja. | Usar pestaña normal (no incógnito), cerrar la pestaña y abrir de nuevo. |
| Olvidé mi clave | — | "¿Olvidaste tu clave?" en el login, o pedir a la administradora que la restablezca en Ajustes → Usuarios. |
| No veo un módulo (ej. Conciliación) | Tu usuario no tiene ese permiso. | Pedir a la administradora que active la casilla correspondiente. |
| Un pago se aplicó a las facturas equivocadas | Se aceptó la sugerencia FIFO sin revisar. | Botón ✎ Ajustar facturas junto al pago — no hace falta borrarlo. |
| El mismo pago quedó dos veces | Se registró manual y luego llegó por extracto. | Ajustes → 🧹 Limpiar duplicados (o eliminar uno, con permiso de administrador). |
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